Handleiding

Factuur e-mailen

Je mailt een factuur rechtstreeks vanuit Biley. De klant krijgt de pdf in de bijlage en kan gewoon antwoorden.

Stap voor stap

Open de factuur en kies E-mailen. Bij een concept heet de knop Opslaan & e-mailen. Je kunt ook in de factuurlijst op de drie puntjes klikken en E-mailen kiezen.
Mist er iets, zoals het e-mailadres van de klant? Dan opent het venster Nog even aanvullen met alleen de velden die nog leeg zijn. Bij een factuur die al definitief is, vraagt Biley alleen het e-mailadres van de klant. Vul het in en kies Opslaan en verder: daarna gaat Biley zelf door met het mailen.
Controleer in het venster aan wie de mail gaat. Bij een factuur die al definitief is en bij een herinnering kun je het adres hier aanpassen.
Wil je het persoonlijk maken? Typ een eigen tekst bij Persoonlijke tekst. Dat mag leeg blijven.
Kies Versturen. Bij een concept maakt Biley de factuur nu eerst definitief: hij krijgt het volgende factuurnummer en daarna gaat de mail, met dat nummer.
Open de factuur later nog eens. Onderaan staat het blok Verstuurd: wanneer, naar welk adres en hoe de mail is verstuurd, bijvoorbeeld "Verstuurd op 12 oktober 2026 om 14:03 naar jansen@voorbeeld.nl via Biley (afgeleverd)". Heb je de factuur vaker gemaild, dan staan ze allemaal onder elkaar, de nieuwste bovenaan.

Verstuurd: Biley onthoudt bij elke factuur en offerte wanneer, naar welk adres en hoe je hem hebt gemaild. Ook een herinnering staat erbij ("Herinnering 2 verstuurd op ..."). Die regels blijven staan zolang de factuur of offerte bestaat.
Bij een mail via Biley staat of hij is aangekomen: afgeleverd, onderweg, misschien verstuurd (Biley weet niet zeker of de mail wegging), niet afgeleverd (het adres bestaat niet of de mailbox kan de mail niet aannemen) of als spam gemeld. Dat bewaart Biley 6 maanden. Daarna staat er alleen nog wanneer en naar welk adres.
Mail je via je eigen mailbox, dan kan Biley niet zien of de mail is aangekomen. Dat staat er dan bij.
In de lijsten Facturen en Offertes staat de kolom Verstuurd, met het filter Niet afgeleverd. Biley mailt je niet als een mail niet aankomt: je ziet het in Biley zelf. Zie Factuur niet afgeleverd.
Biley verstuurt de mail namens jou, met je bedrijfsnaam als afzender. Antwoorden van je klant komen bij jou binnen, op het adres waarmee je inlogt bij Biley.
Onderwerp, tekst en pdf maakt Biley zelf. Alleen je persoonlijke tekst bepaal je zelf: maximaal 1.000 tekens en zonder links.
In het venster zie je hoeveel mails je deze maand nog kunt versturen.
Liever zelf mailen? Download de pdf en stuur hem vanuit je eigen mailprogramma.