Gratis factuursjabloon voor zzp'ers
Download een factuursjabloon als invulbare pdf of als Excel-bestand. Je hoeft geen e-mailadres achter te laten. Vul je gegevens in en je factuur is klaar.
Download het sjabloon
Kies het bestand dat bij je past. Beide hebben dezelfde vakken.
Factuursjabloon als pdf
Vul de velden in op je scherm of druk het sjabloon af en schrijf erbij. A4, één pagina.
- Invulbare velden: werkt in de meeste pdf-lezers
- Netjes afdrukbaar
- Bedragen en btw typ je zelf in
Factuursjabloon als Excel
Vul de regels in en Excel rekent het bedrag, de btw en het totaal voor je uit.
- Btw per regel afgerond op 2 decimalen
- Kies 21%, 9% of 0% uit een lijst
- Je logo zet je er zelf bij
Wat moet er op een factuur staan?
Ben je verplicht te factureren, dan vermeld je volgens de Belastingdienst op je factuur altijd deze gegevens. Het sjabloon heeft voor elk van deze punten een vak.
- Je volledige naam en die van je klant, en je volledige adres en dat van je klant (geen postbus)
- Je btw-identificatienummer, het nummer met NL ervoor
- Je KvK-nummer, als je bij de KvK bent ingeschreven
- De datum waarop de factuur is uitgereikt
- Een factuurnummer: opeenvolgend, en elk nummer maar één keer
- Wat je hebt geleverd en hoeveel, of welke diensten en hoe groot de omvang
- De datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag excl. btw (bij verschillende tarieven apart), het btw-tarief en het btw-bedrag
Soms gelden andere eisen, bijvoorbeeld bij een factuur van € 100 of minder (incl. btw) of als je zaken doet met het buitenland. Bron: Belastingdienst, Factuureisen.
Zo gebruik je het sjabloon
- Download het sjabloonKies de pdf om in te vullen en af te drukken, of het Excel-bestand als je wilt dat de bedragen en de btw zichzelf uitrekenen.
- Vul je eigen gegevens inZet je naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN in de vakken. Bewaar het bestand als basis voor je volgende factuur.
- Vul de klant en de factuur inVul de gegevens van je klant in, het factuurnummer uit je eigen reeks, de factuurdatum en de datum waarop je hebt geleverd.
- Zet de regels en de btw erbijSchrijf per regel op wat je hebt geleverd, het aantal, de prijs excl. btw en het btw-tarief. Controleer de totalen.
- Sla op en stuurSla de factuur op als pdf, bewaar een kopie in je administratie en stuur hem naar je klant.
Let op bij een sjabloon
In een sjabloon typ je alles zelf. Dat gaat goed zolang je een paar dingen blijft controleren:
- Elk factuurnummer komt maar één keer voor en volgt op het vorige. Een voorstel voor een reeks maak je met de factuurnummer-generator.
- De btw klopt per regel. Reken je ergens zelf na? Gebruik de btw-calculator.
- Je bewaart elke factuur 7 jaar, in de vorm waarin je hem hebt verstuurd. Bron: Belastingdienst, Uw facturen bewaren.
Sneller? Maak je factuur gratis in Biley
In Biley vul je een klant en je regels één keer in en daarna kies je ze weer. Biley rekent de btw en het totaal uit en geeft de factuur het volgende nummer uit je eigen reeks. Je ziet eerst de pdf, daarna verstuur je hem. Facturen maken is gratis en onbeperkt.
- Klanten en producten onthouden, zonder overtypen
- Btw en totaal worden voor je uitgerekend
- Het factuurnummer komt uit je eigen reeks, zodat er geen nummers dubbel of overgeslagen worden
- Een pdf in je eigen huisstijl, die je vanuit Biley kunt mailen
Veelgestelde vragen
Is dit sjabloon goed genoeg voor de Belastingdienst?
Het sjabloon is opgezet aan de hand van de lijst van de Belastingdienst voor een gewone factuur en heeft vakken voor de gegevens die daarin staan: namen en adressen, btw-nummer, KvK-nummer, factuurdatum, factuurnummer, wat je levert, de leverdatum, het bedrag excl. btw, het tarief en het btw-bedrag. Jij vult het in en blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud. Bij een factuur van € 100 of minder (incl. btw) en bij zaken doen met het buitenland gelden andere eisen.
Mag ik mijn logo toevoegen?
In het Excel-bestand wel: kies in Excel Invoegen en dan Afbeeldingen, en zet je logo bovenaan. De pdf is bedoeld om in te vullen en af te drukken, daar zet je geen logo in. In Biley stel je je logo en kleuren één keer in, daarna staan ze op elke factuur.
Wat zet ik op de factuur als ik de KOR gebruik?
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan mag je geen btw berekenen aan je klanten. Laat in het sjabloon het veld Btw % dan leeg, zodat er geen btw wordt berekend. Wat je verder op zo'n factuur zet, lees je bij de Belastingdienst.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Facturen die je verstuurt of ontvangt bewaar je 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar. Je bewaart ze in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen: een digitale factuur sla je dus digitaal op en druk je niet af.
Welk factuurnummer gebruik ik?
Gebruik opeenvolgende nummers, in een of meer reeksen, en gebruik elk nummer maar één keer. Een voorstel voor een reeks maak je met de factuurnummer-generator van Biley.
Lees ook
Bronnen
Dit staat bij de Belastingdienst, nagelopen op 21 oktober 2026. Regels kunnen veranderen, kijk bij twijfel op de pagina zelf.
Klaar met sjablonen invullen?
Maak een account en zet vandaag je eerste factuur klaar.
Begin vandaag op je Windows-pc. De webversie komt eraan en werkt dan ook op een Mac.