Factuur maken als zzp'er: wat moet erop?

Wanneer stuur je een factuur?

Lever je goederen of diensten aan een andere ondernemer, dan maak je daar een factuur voor. Je stuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Lever je in oktober, dan stuur je hem uiterlijk op 15 november.

Verkoop je aan een particulier, dan ben je meestal niet verplicht een factuur uit te reiken. Voor twee soorten leveringen is dat anders: bepaalde groothandels en de levering van nieuwe of bijna nieuwe voertuigen aan een koper in een ander EU-land. Een factuur sturen is voor je klant vaak toch prettig, want hij ziet precies wat hij moet betalen.

Wat moet erop? De afvinklijst

De Belastingdienst noemt deze gegevens die je altijd op je factuur vermeldt. De nummers horen bij de voorbeeldfactuur hieronder.

• 1Je volledige naam en adresJe eigen naam (of bedrijfsnaam) en je volledige adres.
• 2Je btw-identificatienummerHet nummer dat de Belastingdienst je heeft gegeven voor de btw.
• 3Je KvK-nummerAls je bij de KvK bent ingeschreven.
• 4Naam en adres van je klantDe volledige naam en het volledige adres van je afnemer.
• 5De factuurdatumDe datum waarop je de factuur hebt uitgereikt.
• 6Een factuurnummerEen nummer waarmee je de factuur terugvindt.
• 7Wat je hebt geleverdBij goederen: wat en hoeveel. Bij diensten: wat en de omvang, bijvoorbeeld het aantal uren.
• 8De leverdatumDe datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• 9Het bedrag exclusief btwWat je in rekening brengt, zonder btw. Waar van toepassing noem je ook de eenheidsprijs.
• 10Het btw-tariefHet tarief dat geldt voor wat je hebt geleverd, zoals 21%.
• 11Het btw-bedragHet bedrag aan btw in euro's.

Geef elke factuur een eigen nummer

De Belastingdienst vraagt om een factuurnummer. Bedenk een vaste opbouw, bijvoorbeeld het jaartal en een volgnummer zoals 2026-0001, en gebruik die steeds. Hoe je dat aanpakt, lees je in onze gids over factuurnummers.

Voorbeeldfactuur

Zo kan een factuur eruitzien als alle onderdelen erop staan. Alles op deze factuur is verzonnen.

Wil je een leeg sjabloon om zelf in te vullen? Kijk bij ons gratis factuursjabloon.

Veelgemaakte fouten

Dit gaat vaak mis. Elk punt hangt samen met de lijst hierboven.

• Het factuurnummer of de factuurdatum ontbreekt, of twee facturen hebben hetzelfde nummer.
• Er staat geen leverdatum op. De factuurdatum en de leverdatum zijn twee verschillende datums.
• Er staat alleen een totaalbedrag op, zonder bedrag exclusief btw, tarief en btw-bedrag.
• De omschrijving is te kort om te zien wat er is geleverd, bijvoorbeeld alleen "werkzaamheden" zonder omvang.
• Je KvK-nummer of btw-identificatienummer staat er niet op, terwijl je ingeschreven bent.
• Je stuurt de factuur te laat: na de 15e dag van de maand die volgt op de levering.

Klopt een definitieve factuur niet meer, dan pas je hem niet aan. Je maakt een creditfactuur en daarna een nieuwe, goede factuur. Bewaar je facturen 7 jaar (bij onroerende zaken 10 jaar). Bewaar de factuur in de vorm waarin je hem hebt verstuurd of ontvangen; digitaal bewaren mag.

Veelgestelde vragen