Privacy bij Biley

1. Wie verwerkt gegevens?

Biley is een product van Sharp Creations. Sharp Creations is gevestigd aan Malzwin 2618, 1788 XN Julianadorp (KvK 54099897, btw-nummer NL859372728B01). Voor privacyvragen kun je contact opnemen via privacy@biley.nl.

2. Account en download

Voor een account verwerken we je naam, e-mailadres, verificatiestatus, actuele toestemmingsversies en downloadhistorie. Dit gebruiken we voor accountbeveiliging, beschikbaar stellen van de juiste installer en noodzakelijke productcommunicatie.

3. Waar staat je administratie?

Bij het aanmaken van een administratie kies je: Alleen op deze pc, of Online in je Biley-account. Later kun je wisselen: dan ontstaat een kopie die los van het origineel loopt.

Kies je Alleen op deze pc, dan staan facturen, offertes, klanten, leveranciers, bedragen, PDF-documenten, e-mailinstellingen en boekhoudgegevens alleen op je eigen computer en in back-uplocaties die jij kiest.

Kies je Online, dan staat die administratie in je Biley-account, in Frankfurt (zie 9, Supabase). Je opent haar in de browser en je kunt haar ook volledig bewerken in Biley voor Windows. Open je haar in Biley voor Windows, dan bewaart Biley de laatste stand versleuteld op je pc, zodat je ook zonder internet kunt kijken. Bij uitloggen wordt die kopie gewist.

Zet je een administratie online, of haal je een online administratie naar je pc, dan blijft de kopie die achterblijft op je pc staan, tot je haar zelf verwijdert. Dat doe je op het scherm Administraties; Biley maakt dan eerst een veiligheidsback-up op je pc. Online en op je pc worden nooit automatisch bijgewerkt vanuit elkaar.

Wijzig je iets in een online administratie, dan bewaart Biley het e-mailadres van wie wijzigde, zodat andere leden van dezelfde administratie zien wie iets aanpaste. Verwijder je je account, dan vervangt Biley je e-mailadres en je gebruikers-id bij die wijzigingen door "verwijderd account", in alle administraties waar je nu lid van bent of die je aanmaakte. Alleen een e-mailadres dat je eerder had en dat wij niet meer kennen, kunnen we niet vervangen. Wil je dat we dat nakijken, mail dan privacy@biley.nl.

Mail je een factuur, offerte of herinnering, via Biley of via je eigen mailbox, dan bewaart Biley in je administratie per document wanneer, naar welk e-mailadres en hoe die is verstuurd, en wie het deed (je e-mailadres, of "Op deze pc"). Zo kun je later terugzien wat je klant kreeg. Deze regels staan in je administratie, online of op je pc, en blijven staan zolang het document bestaat. Of een mail via Biley is aangekomen, bewaren we maar 6 maanden (zie 8).

Elke administratie heeft ook een logboek met wat er is gebeurd en wie het deed: een factuur of offerte aangemaakt, gewijzigd, definitief gemaakt, verstuurd, betaald, gecrediteerd of verwijderd, en hetzelfde voor klanten, producten, inkoop, terugkerende facturen, bedrijfsgegevens en nummering. Per regel bewaart Biley het tijdstip, wie het deed (je e-mailadres, of "Op deze pc"), wat het was en het nummer of de naam erbij. Er staan geen bedragen en geen adressen in. Bij een wijziging staat welke velden zijn aangepast, niet wat erin stond; bij een nieuwe naam staat ook de oude naam. Namen (van een klant, product of leverancier) en documentnummers blijven tot het einde van de bewaartermijn in het logboek staan, ook nadat je het document, de klant of het product hebt verwijderd. Alleen de eigenaar van de administratie ziet het logboek, en Biley bewaart het 6 maanden (zie 8). Het logboek staat in je administratie, online of op je pc, en gaat niet mee in een back-up en niet als je een administratie online zet of naar je pc haalt.

Bij een administratie die alleen op je pc staat, kies je zelf twee uitzonderingen: online back-ups in je Biley-account (zie 4), en mailen via Biley. Een mail die je via Biley verstuurt, gaat met de PDF als bijlage via onze maildienst naar je klant.

4. Online back-ups

Met Pro of Zakelijk kun je kiezen voor online back-up, in de Windows-app of in Biley in je browser. Biley zet dan per administratie een back-up in je Biley-account. Daarin staat je hele administratie: je bedrijfsgegevens, klanten, producten, facturen, offertes, inkoop en uren, het verzendlogboek (wanneer, naar welk e-mailadres en hoe je een factuur, offerte of herinnering hebt gemaild; het logboek met wie wat deed zit er niet in), met je factuurarchief en de PDF's van je inkoopfacturen.

De back-ups staan in Frankfurt, binnen de EU. Alleen jij kunt ze met je account bekijken, downloaden en verwijderen. Per administratie bewaren we de nieuwste 3; een oudere verdwijnt automatisch zodra er een nieuwe bij komt.

Verwijder je je Biley-account, dan verwijderen we eerst al je online back-ups. Stop je met Pro of Zakelijk, dan blijven je bestaande back-ups te downloaden en te verwijderen.

5. Vragen aan support

Stel je een vraag via het contactformulier of met Hulp nodig? in Biley, dan bewaren we je vraag als ticket: je e-mailadres, je naam als je die invult, het onderwerp, de berichten tussen jou en ons, en waar de vraag vandaan kwam (de site, Biley in je browser of de Windows-app, met het versienummer). Kwam de vraag uit Biley, of stuur je hem via het contactformulier terwijl je op biley.nl bent ingelogd, dan koppelen we hem aan je account.

We gebruiken dit alleen om je vraag te beantwoorden. Alleen de beheerder van Biley kan tickets lezen. Ons antwoord krijg je per mail, met een persoonlijke link om te reageren; deel die link niet, want wie hem heeft kan het gesprek lezen. Wij krijgen bij een nieuwe vraag of reactie een korte melding per mail, met het onderwerp en je e-mailadres, zonder je bericht.

We bewaren een ticket tot 2 jaar na het laatste bericht. Daarna verwijderen we het automatisch. Verwijder je je Biley-account, dan blijven je tickets tot die tijd bewaard; ze gaan niet automatisch mee weg. Wil je dat ze eerder weg zijn? Mail privacy@biley.nl.

6. Optionele diagnostiek

Na afzonderlijke toestemming kan Biley beperkte technische gebeurtenissen versturen: app- en besturingssysteemversie, willekeurige installatie-ID, technische succes- of foutcode en globale duurcategorie. Nooit factuurinhoud, klantnamen, bedragen, PDF-inhoud, wachtwoorden of lokale paden.

7. Nieuwsbrief

Productnieuws wordt alleen verstuurd als je daarvoor apart toestemming geeft. Afmelden kan altijd zonder gevolgen voor het gebruik van Biley.

8. Bewaren en verwijderen

Diagnostische gebeurtenissen bewaren we maximaal 90 dagen. Vragen aan support (tickets) bewaren we tot 2 jaar na het laatste bericht (zie 5). Het beveiligingslog en de registratie van verzonden mails bewaren we 6 maanden; daarna worden ze automatisch verwijderd, behalve een mail die nog wordt verzonden. In die registratie staat ook of een mail via Biley is aangekomen (afgeleverd, niet afgeleverd of als spam gemeld): dat weten we dus ook maar 6 maanden. Wat Biley per factuur, offerte en herinnering in je administratie bewaart (wanneer, naar welk adres en hoe verstuurd, zie 3) blijft staan zolang het document bestaat. Het logboek van je administratie met wie wat deed (zie 3) bewaren we 6 maanden; daarna wordt het automatisch gewist. Op je pc ruimt Biley voor Windows het logboek bij het opstarten op. Abonnementsgegevens (je pakket, de status, pakketwijzigingen, de koppeling met je betaalaccount bij Stripe en meldingen over je betalingen) bewaren we 5 jaar na het einde van je abonnement. Heb je een abonnement dat zich nog verlengt, dan blijven ze staan. De facturen van je abonnement bewaren we 7 jaar, zoals de wet vraagt; die bewaart onze betaalpartner Stripe.

Verwijder je je account, dan gaat dit direct weg: je online back-ups, je mailinstellingen en vertrouwensstatus voor het versturen van mail (stond je mail op pauze of was er een klacht over, dan blijft die vermelding staan, zie hieronder), je lijst met geblokkeerde ontvangers, je voorkeuren, tijdelijke technische gegevens zoals sleutels tegen dubbele acties en meldingen over wie een document open heeft, en je lidmaatschap van administraties van anderen. Je e-mailadres en gebruikers-id bij "laatst gewijzigd door", bij "verstuurd door" in het verzendlogboek en bij "wie" in het logboek vervangen we door "verwijderd account" (zie 3). Je kunt je account pas verwijderen als je geen administratie in Biley online meer hebt waarvan je eigenaar bent en geen abonnement hebt dat zich nog verlengt. Zeg een abonnement eerst op bij Mijn Biley, Je abonnement; heb je het al opgezegd, dan kun je je account meteen verwijderen, ook als je pakket nog loopt. Heeft Biley je pakket zelf voor je ingesteld, dan zetten we het eerst terug: mail dan support@biley.nl. Verwijder je een online administratie, dan wissen we daarbij meteen de inloggegevens van de gekoppelde mailbox.

Dit blijft na het verwijderen van je account nog bewaard, tot de termijn die erbij staat, omdat we het nodig hebben voor de veiligheid, om misbruik te voorkomen en voor de wet: het beveiligingslog (je gebruikers-id, het tijdstip en je IP-adres) en de registratie van verzonden mails (je gebruikers-id, het domein van de ontvanger en het adres alleen versleuteld) tot 6 maanden na de gebeurtenis (een mail die nog wordt verzonden blijft zolang dat duurt); je abonnementsgegevens, met de koppeling met Stripe, tot 5 jaar na het einde van je abonnement; een kort vermerk dat je account is gesloten voor nieuwe online back-ups (alleen je gebruikers-id en een tijdstip), tot 30 dagen daarna; de vermelding dat je mail op pauze stond of dat er een klacht over was (alleen je gebruikers-id, de reden en tellers), om misbruik te voorkomen, tot 2 jaar na de laatste pauze of klacht; de administraties die je verwijderde, met de facturen en andere boekhouding daarin, volgens de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar (zonder mailbox-inloggegevens); je tickets tot 2 jaar na het laatste bericht (zie 5); en de back-ups van de database bij onze hostingpartij (Supabase), die na hun eigen termijn vanzelf verlopen. Wat je zelf in Biley invulde, zoals je administraties, staat daarna niet meer in je account.

9. Dienstverleners (subverwerkers)

Voor Biley gebruiken we deze dienstverleners:

Vercel: hosting van deze site en van Biley in je browser (app.biley.nl), en de downloads van de Windows-app.

Supabase: de database en de accounts (inloggen), in Frankfurt. Ook de online back-ups en je vragen aan support staan daar.

Resend: het versturen van mail, zoals accountmails, de facturen die je via Biley mailt en onze antwoorden op je vragen.

Google Cloud Run: de server (API) van Biley, in Europa (België).

Slim uitlezen met AI: alleen als je dit zelf aanzet (in Biley online bij Instellingen, Slim uitlezen, of in Biley voor Windows bij Programma) en alleen met Pro of Zakelijk. Standaard staat het uit. Voor je het aanzet, vraagt Biley toestemming, en we leggen vast wanneer je die gaf (bij Biley online in je account, in Biley voor Windows op je pc). Je geeft die toestemming apart voor Biley online en voor Biley voor Windows. Aanzetten of uitzetten kan altijd.

Wat er wordt verstuurd: de eerste pagina's van een inkoopfactuur (hooguit 3, als afbeelding; de hele PDF gaat nooit mee, ook niet bij de terugval), en alleen op het moment dat je een inkoopfactuur importeert of opnieuw laat uitlezen. Daarbij gaan ook de naam, het KvK-nummer, het btw-nummer en het IBAN van je eigen bedrijf mee, zodat Biley je eigen bedrijf niet als leverancier kiest. De uitkomst is een voorstel dat jij controleert. Die staat daarna alleen in je administratie (bij Alleen op deze pc: alleen op je pc). Er wordt niets bewaard bij de AI-dienst en er wordt niet van geleerd. Biley zelf houdt alleen het totaalbedrag aan kosten per maand bij en hoe vaak jij Slim uitlezen per dag en per maand gebruikte (standaard een limiet van 30 per dag en 300 per maand), nooit de inhoud. Die tellingen per dag en maand bewaren we 62 dagen, en ze gaan direct weg als je je account verwijdert.

OpenRouter (Verenigde Staten): doorgeefluik voor het verzoek naar de AI-dienst. Biley gebruikt de instellingen voor zero data retention en laat alleen aanbieders toe die niets bewaren en niet trainen. OpenRouter geeft het verzoek alleen door.

Mistral AI (Frankrijk, EU): de AI-dienst die de factuur leest. Biley kiest het eindpunt in de EU. Mistral bewaart niets en leert er niet van.

Amazon Web Services, Bedrock (Ierland, EU): alleen als terugval als Mistral niet lukt. Biley kiest het eindpunt in Ierland. Ook hier wordt niets bewaard en wordt er niet van geleerd.

Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland): het afhandelen van betalingen voor Pro en Zakelijk en het maken van je facturen. Stripe krijgt je naam of bedrijfsnaam, adres, btw-nummer (als je dat invult), e-mailadres en betaalgegevens (kaart of IBAN) van jou rechtstreeks op de betaalpagina; wij zien je kaartnummer of IBAN niet, alleen het type betaalmethode, of je betaling is gelukt en tot wanneer je pakket loopt. Stripe is voor het uitvoeren van betalingen en het naleven van financiële wetgeving ook zelf verantwoordelijk voor een deel van die gegevens; zie het privacybeleid van Stripe. Stripe kan gegevens buiten de EU verwerken onder de door de Europese Commissie goedgekeurde waarborgen (modelcontractbepalingen of het EU-VS-privacykader).

10. De webversie (app.biley.nl)

Biley in je browser draait op app.biley.nl. Je gebruikt daar hetzelfde account als op biley.nl: je logt in op biley.nl en bent dan op allebei ingelogd. Een online administratie, met de PDF's van je factuurarchief, je inkoopfacturen en je logo, staat in je Biley-account in Frankfurt (zie 3 en 9). De server van Biley die je administratie verwerkt, draait in België.

Om je ingelogd te houden, zet Biley één cookie van Supabase, die geldt voor biley.nl en app.biley.nl. Daarin staat je inlogsessie. Tijdens het inloggen kan er kort een tweede, tijdelijke cookie bij komen. Log je uit, dan is de sessie weg; anders blijft de cookie hooguit 400 dagen staan. Andere cookies gebruikt de webversie niet: geen analytics, geen advertenties en niets om je te volgen.

In je browser bewaart Biley verder alleen twee voorkeuren: welke administratie je het laatst opende en of je het voorbeeld naast een factuur wilt zien. Je facturen, klanten en andere gegevens bewaart de browser niet. Die staan alleen in het geheugen zolang de pagina openstaat.

Bij elke wijziging in een online administratie legt de server je gebruikers-id vast, de administratie, de soort actie (zoals een factuur opslaan), of die lukte, het tijdstip en je IP-adres. Daar staan geen inhoud, bedragen of namen in. Dit is het beveiligingslog, dat we 6 maanden bewaren (zie 8). Gaat er op de server iets mis, dan legt die alleen vast wat voor fout het was en in welk onderdeel, nooit wat je invulde.

Staat een document ook bij iemand anders open, of bij jezelf op je pc, dan ziet de ander het e-mailadres van wie het open heeft. Dat bewaart Biley maar 75 seconden.

Je kunt een online administratie altijd in zijn geheel downloaden als back-up, ook met Gratis. Die zet je weer terug in de browser of in Biley voor Windows. Daarnaast download je per factuur de PDF of een UBL-bestand, per jaar een CSV met omzet en btw, en per kwartaal een bundel voor je boekhouder.

Verwijder je een online administratie, dan is ze voor jou weg. De facturen en andere boekhouding daarin bewaren we nog 7 jaar, omdat de wet dat vraagt; de inloggegevens van een gekoppelde mailbox wissen we meteen (zie 8).

Wat je over je eigen klanten en leveranciers in een administratie zet, verwerkt Biley in jouw opdracht. Jij bepaalt wat erin staat en hoe lang. Vraagt een klant van jou om inzage of om iets te verwijderen, dan doe je dat in je administratie. Lukt dat niet, mail dan privacy@biley.nl; we helpen je.

11. Een offerte kiezen via een keuzelink

Ondernemers die Biley gebruiken, kunnen een offerte versturen met een keuzelink. Kreeg jij zo een offerte, dan open je met die link een persoonlijke pagina op biley.nl/offerte/... Daar kies je wat je wilt hebben en geef je je keuze door, of bevestig je je bestelling. Je hebt daarvoor geen Biley-account nodig.

Wat je op die pagina doorgeeft, gaat naar de administratie van de ondernemer die je de offerte stuurde: wat je koos, de aantallen, je naam, het tijdstip, en als je namens een bedrijf bestelt eventueel je functie en een eigen referentie of ordernummer. De ondernemer bepaalt wat er met die gegevens gebeurt en hoe lang hij ze bewaart. Biley verwerkt ze in zijn opdracht (zie 10, het laatste punt). Heb je een vraag over je gegevens, stel die dan eerst aan de ondernemer.

Je keuze of bestelling staat bij de offerte in de administratie van de ondernemer, zolang hij de offerte bewaart. Je IP-adres staat daar niet in: dat staat alleen in ons beveiligingslog, samen met het tijdstip en of het doorgeven lukte, en dat bewaren we 6 maanden (zie 8). Bestel je via de link, dan krijg je een orderbevestiging per mail, via Biley of via de mailbox van de ondernemer; de ondernemer krijgt een kopie.

De link is persoonlijk: wie hem heeft, kan de offerte bekijken en kiezen. Deel hem dus niet. Na je keuze kun je via de link alleen nog teruglezen wat je doorgaf. Is de offerte verlopen, dan zie je alleen nog de contactgegevens van de ondernemer. 90 dagen na het verlopen werkt de link helemaal niet meer. De pagina staat niet in zoekmachines, zet geen cookies en gebruikt geen analytics of andere scripts van buiten.

12. Je rechten en klachten

Je hebt het recht om te weten welke gegevens we van je hebben, en om ze te laten verbeteren of verwijderen. Je kunt vragen om het gebruik ervan te beperken, bezwaar maken tegen een verwerking, en je gegevens meenemen naar een andere dienst. Gaf je toestemming, bijvoorbeeld voor diagnostiek, de nieuwsbrief of Slim uitlezen, dan kun je die altijd weer intrekken. Wat we tot dat moment met die toestemming deden, blijft wel geldig.

Veel regel je zelf. Je e-mailadres wijzigen en je account verwijderen doe je in Mijn Biley. Je administratie download je in Biley (zie 10). Diagnostiek, de nieuwsbrief en Slim uitlezen zet je in Biley of in de mail zelf weer uit.

Een administratie die alleen op je pc staat, beheer je helemaal zelf. Daar kunnen wij niet bij. We kunnen er dus ook niets in inzien, verbeteren of verwijderen.

Voor al het andere mail je privacy@biley.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te bevestigen dat het verzoek echt van jou komt, bijvoorbeeld via het e-mailadres van je account.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).