Betalingsherinnering sturen: zo pak je het aan
Een klant die te laat betaalt: het overkomt elke ondernemer. Met een vaste volgorde van herinnering, tweede herinnering en aanmaning houd je het netjes. Hier vind je voorbeeldteksten en lees je hoe het in Biley gaat.
Bronnen gecontroleerd op 21 oktober 2026.
De vaste volgorde: herinnering, tweede herinnering, aanmaning
Een factuur die over de vervaldatum is, heeft de status Te laat. Een goede aanpak gaat in stappen, van vriendelijk naar stellig:
- Eerste herinnering. Kort en vriendelijk. Veel klanten zijn het gewoon vergeten.
- Tweede herinnering. Wat duidelijker, met een nieuwe uiterste betaaldatum.
- Aanmaning. Stellig, met een laatste termijn en wat er daarna gebeurt.
Hoe lang je tussen de stappen wacht, bepaal je zelf. Een paar dagen tot een week per stap is gebruikelijk. Controleer voor je iets stuurt altijd eerst of de betaling niet al binnen is.
Voorbeeldteksten
Pas de teksten aan op je eigen situatie. Aan klanten schrijf je in de u-vorm.
Onderwerp: Herinnering factuur 2026-014
Beste mevrouw De Vries,
Volgens onze administratie hebben wij nog geen betaling ontvangen van factuur 2026-014 van 3 oktober 2026, ter waarde van € 1.028,50. De vervaldatum was 17 oktober 2026.
Heeft u al betaald? Dan kunt u deze mail negeren. Zo niet, dan ontvangen wij het bedrag graag binnen zeven dagen op IBAN NL00 BANK 0000 0000 00, onder vermelding van het factuurnummer. De factuur zit als bijlage bij deze mail.
Met vriendelijke groet,
Jan Jansen
Onderwerp: Tweede herinnering factuur 2026-014
Beste mevrouw De Vries,
Op onze eerste herinnering van 21 oktober hebben wij helaas geen reactie of betaling ontvangen. Factuur 2026-014 (€ 1.028,50) staat nog open.
Wilt u het bedrag vóór 4 november 2026 overmaken? Is er iets onduidelijk of klopt er iets niet aan de factuur, laat het mij dan weten. Dan zoeken we samen een oplossing.
Met vriendelijke groet,
Jan Jansen
Onderwerp: Aanmaning factuur 2026-014
Beste mevrouw De Vries,
Ondanks twee herinneringen is factuur 2026-014 van € 1.028,50 nog niet betaald. Ik verzoek u het bedrag te betalen binnen 14 dagen na de dag van deze aanmaning, dus uiterlijk op 18 november 2026 (datum van deze brief: 4 november 2026).
Betaalt u niet binnen deze termijn, dan ben ik genoodzaakt de vordering uit handen te geven. U bent dan, naast het openstaande bedrag, wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Die kosten bedragen € 154,28 (15% over € 1.028,50, volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten).
Met vriendelijke groet,
Jan Jansen
Namen, nummers, bedragen en data zijn verzonnen, als voorbeeld. Is je klant een bedrijf, dan hoef je de 14 dagen niet te geven, maar een duidelijke laatste termijn blijft verstandig.
Wettelijke rente en incassokosten
Wettelijke rente
Bij een handelsovereenkomst bestaat de vergoeding voor te late betaling uit de wettelijke rente over het bedrag. Die loopt vanaf de dag na de afgesproken betaaldatum. Is er geen datum afgesproken, dan is de rente van rechtswege verschuldigd vanaf 30 dagen na de dag van ontvangst van de factuur, tenzij jullie uitdrukkelijk een langere termijn afspreken die niet kennelijk onbillijk is. Een afgesproken uiterste betaaldatum is in beginsel ten hoogste 60 dagen, tenzij jullie uitdrukkelijk een langere termijn in de overeenkomst opnemen die niet kennelijk onbillijk is. Bron: artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek (lid 1, 2, 4 en 5). Het percentage verandert met de tijd; zoek de actuele stand op voordat je rente rekent.
Incassokosten (WIK)
Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (versie geldend vanaf 1 oktober 2024) rekent de vergoeding over de hoofdsom in schijven:
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% |
De vergoeding is ten minste € 40 en hoogstens € 6.775.
Klant is een bedrijf
Bij een handelsovereenkomst bestaat de vergoeding volgens artikel 6:96 lid 4 BW uit ten minste € 40. Dit bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldatum. Een 14-dagenbrief hoeft dus niet.
Klant is een particulier
Is je klant een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, dan zijn de kosten volgens lid 6 pas verschuldigd nadat hij vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen veertien dagen, die ingaan de dag na de aanmaning. De wet noemt in die aanmaning "de gevolgen" van niet betalen, waaronder de vergoeding voor incassokosten. Noem dus de gevolgen en de kosten die je vraagt; het bedrag noemen is het duidelijkst. Zie het Burgerlijk Wetboek.
Dit is een samenvatting van de wet en geen juridisch advies. Voor een lastig geval, zoals een groot bedrag, schakel je een jurist of incassobureau in.
Herinneringen in Biley
Biley wijst je zelf op te late facturen en helpt met de volgende stap. Jij blijft in de hand wat er gebeurt. Dit staat in de handleiding:
- Kijk op het dashboard of in Facturen (filter Te laat) welke facturen te laat zijn. Biley meldt het ook bovenaan het dashboard.
- Op het dashboard staat bij een te late factuur de knop Herinnering sturen. Die brengt je naar de lijst met te late facturen.
- Wil je de herinnering direct mailen? Kies in het menu achter de factuur Herinnering e-mailen. In een geopende factuur vind je dezelfde keuze onder Meer.
- Wil je liever zelf versturen? Kies Herinnering / aanmaning. Biley vraagt of het goed is, maakt dan een pdf en verhoogt het niveau: eerst een herinnering, dan een tweede herinnering, daarna een aanmaning.
- Heeft de klant betaald? Kies dan Markeer als betaald.
Elke keer dat je een herinnering maakt, gaat het niveau één omhoog, en een herinnering verandert de factuur zelf niet. Biley onthoudt ook dat je hem hebt gemaild, bijvoorbeeld als "Herinnering 2 verstuurd op ...". Let op: de tekst van de herinnering maakt Biley zelf, en die kun je niet aanpassen. De standaardtekst van de aanmaning geeft 5 dagen om te betalen en zegt dat de kosten voor rekening van de klant komen, zonder bedrag. Voor een particulier voldoet dat niet aan de 14 dagen en de kosten. In Biley online kun je bij Herinnering e-mailen een persoonlijke tekst toevoegen (maximaal 1.000 tekens, zonder links), maar de standaardtekst en de pdf blijven 5 dagen noemen. Stuur een aanmaning aan een particulier daarom liever zelf, met de tekst hierboven. Op de pc kun je geen persoonlijke tekst toevoegen. Wettelijke rente of incassokosten rekent Biley niet uit. Alle details: Herinnering en aanmaning.
Biley koppelt niet aan je bank. Zodra de betaling binnen is, zet je de factuur zelf op betaald: zie Markeer als betaald. Klopte de factuur zelf niet? Maak dan eerst een creditfactuur.
Veelgestelde vragen
Hoe lang wacht ik met een betalingsherinnering?
Dat bepaal je zelf. Een praktische keuze is een paar dagen na de vervaldatum, als de betaling nog niet binnen is. Kijk eerst of de klant niet toch al betaald heeft.
Mag ik wettelijke rente rekenen?
Bij een handelsovereenkomst is bij te late betaling wettelijke rente verschuldigd, vanaf de dag na de afgesproken betaaldatum (artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek). Is er geen datum afgesproken, dan vanaf 30 dagen na de dag van ontvangst van de factuur, tenzij jullie uitdrukkelijk een langere termijn afspreken die niet kennelijk onbillijk is. Een afgesproken betaaltermijn is in beginsel ten hoogste 60 dagen. Het percentage wijzigt, zoek de actuele stand op.
Mag ik incassokosten rekenen?
Voor buitengerechtelijke incassokosten geeft het Besluit een staffel, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Is je klant een bedrijf, dan zijn de kosten zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldatum (artikel 6:96 lid 4 BW). Is je klant een particulier, dan moet je eerst een aanmaning sturen met 14 dagen om te betalen, waarin je de gevolgen en de kosten noemt (lid 6).
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
Een herinnering is vriendelijk en vraagt om de betaling. Een aanmaning is stelliger: je geeft een duidelijke laatste datum en zegt wat je anders gaat doen.
Stuurt Biley de herinnering automatisch?
Nee. Biley wijst je op te late facturen en helpt met de volgende stap, maar jij beslist en klikt. De tekst van de herinnering maakt Biley zelf en die pas je niet aan. De standaardtekst van de aanmaning geeft 5 dagen. In Biley online kun je bij Herinnering e-mailen een persoonlijke tekst toevoegen, maar de standaardtekst en de pdf blijven 5 dagen noemen. Stuur een aanmaning aan een particulier daarom liever zelf.
Verandert een herinnering de factuur zelf?
Nee. Een herinnering verandert de factuur niet. Biley onthoudt wel dat je hem hebt verstuurd en wanneer.
Bronnen
Dit is algemene uitleg en geen belastingadvies. Twijfel je? Vraag het de Belastingdienst of je boekhouder.