Definitief maken
Pas als een factuur definitief is, is het een echte factuur. Op dat moment krijgt hij zijn factuurnummer, en vanaf dan verandert hij niet meer.
Stap voor stap
Open het concept en controleer klant, regels, bedragen en datums.
Kies Definitief maken. Ontbreekt er nog een gegeven dat op de factuur hoort, dan opent het venster Nog even aanvullen. Dat vraagt alleen wat nog leeg is, bijvoorbeeld het adres van je klant. Vul het in en kies Opslaan en verder.
Biley vraagt of je zeker weet dat je de factuur definitief wilt maken. Zijn er wijzigingen die nog niet zijn opgeslagen, dan slaat Biley die eerst op. Bevestig met Definitief maken.
De factuur krijgt nu het volgende nummer uit je reeks en de status Verzonden. De pdf met dat nummer gaat naar het factuurarchief en de velden worden vergrendeld. Bovenaan staat dat je een creditfactuur maakt voor een correctie, met een knop Creditfactuur maken.
Wil je de factuur ook mailen? Kies E-mailen. Je kunt hem ook zelf versturen: open of download de pdf via Meer.
Goed om te weten
- Een definitieve factuur kun je niet meer wijzigen. Heb je een fout gemaakt, maak dan een creditfactuur.
- Mail je een concept met Opslaan & e-mailen, dan maakt Biley de factuur eerst definitief, met het volgende nummer, en verstuurt hem daarna. Lukt het mailen daarna niet, dan blijft de factuur definitief. Weigerde de mailprovider de mail, dan zegt Biley dat erbij, met de reden als die bekend is, en de knoppen PDF downloaden en Zelf verstuurd. Stuur de factuur dan zelf en kies Zelf verstuurd, of probeer het later opnieuw met E-mailen. In de lijst staat bij Verstuurd Niet verstuurd, tot het wel lukt of tot je Zelf verstuurd kiest.
- Weet Biley niet zeker of de mail is weggegaan, bijvoorbeeld omdat de verbinding wegviel tijdens het versturen, dan staat er: Het is niet zeker of de mail is verstuurd. Kijk dan eerst in je verzonden mail of vraag het je klant, voordat je de factuur opnieuw verstuurt.
- Ligt de factuurdatum in een vorig kwartaal, dan vraagt Biley of je de datum op vandaag wilt zetten. Dat gebeurt als je in de factuur Definitief maken kiest, en als je een concept mailt. Kies Op vandaag zetten of Datum houden. Kies je Definitief maken in de factuurlijst, dan vraagt Biley dit niet.
- Facturen krijgen hun nummer op volgorde van definitief maken. Zo lopen je definitieve facturen altijd door, zonder gaten, wat er ook met je concepten gebeurt.
- Staat het jaartal in je factuurnummer, dan is dat het jaar van de factuurdatum.
- Voor een definitieve factuur heeft Biley van jou bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, KvK-nummer en btw-nummer nodig, en van je klant naam, adres, postcode en plaats. KvK- en btw-nummer zijn alleen nodig als je bedrijf in Nederland staat. Zie Nog even aanvullen.
- Wil je eerst nog iets uitproberen? Doe dat in het concept.