Logboek
Het Logboek laat zien wat er in je administratie is gebeurd, de laatste 6 maanden: wie iets aanmaakte, wijzigde, verstuurde, als betaald markeerde of verwijderde. Alleen jij als eigenaar ziet het.
Zo werkt het
Open het Logboek in het menu, onder Instellingen. Je ziet het alleen als je eigenaar bent van de administratie, in Biley online en in Biley voor Windows.
Elke regel heeft vijf kolommen: Wanneer, Wie (je e-mailadres of dat van een collega, of Op deze pc), Wat (bijvoorbeeld Factuur definitief gemaakt), Waarover (het factuurnummer of de naam) en Opmerking.
Klik bij Waarover op het nummer om de factuur of offerte te openen. Is het document verwijderd, dan blijft de regel staan met het nummer erbij, maar is er niets meer om naartoe te gaan.
Zoek met de keuzes bovenaan: Periode, Soort (factuur, offerte, klant, product, inkoopfactuur, terugkerende factuur, bedrijfsgegevens, nummering), Wat (aangemaakt, gewijzigd, definitief gemaakt, verstuurd, betaald, gecrediteerd, verwijderd, teruggezet, hernoemd) en Wie. Onderaan bladert je door de pagina’s, de nieuwste regels staan bovenaan.
Goed om te weten
- Alleen de eigenaar van de administratie ziet het Logboek. Ook een collega met wie je een administratie deelt, ziet het niet.
- Biley bewaart elke regel 6 maanden. Daarna verdwijnt hij vanzelf.
- Er staan nooit bedragen of adressen in. Bij een gewijzigde klant of factuur zie je alleen welke velden zijn aangepast, bijvoorbeeld Aangepast: adres, en niet wat erin stond. Bij een nieuwe naam staat ook de oude naam. Bij een verstuurde factuur staat de naam van je klant, niet het e-mailadres. Het adres vind je op de factuur zelf, bij Verstuurd.
- Namen (van een klant, product of leverancier) en documentnummers blijven tot het einde van de 6 maanden in het Logboek staan, ook nadat je het document, de klant of het product hebt verwijderd.
- Meerdere kleine wijzigingen aan hetzelfde document door dezelfde persoon, vlak na elkaar, tellen als één regel. Zo blijft het overzichtelijk.
- Een import, het terugzetten van een back-up, overstappen naar online of naar je pc en voorbeeldgegevens geven één regel, niet een regel per factuur of klant.
- Het Logboek gaat niet mee in een back-up en ook niet als je overstapt van Biley voor Windows naar Biley online of andersom. Een administratie op je pc heeft haar eigen Logboek op die pc; een online administratie heeft het online.
- Verwijder je je account, dan vervangt Biley je e-mailadres in het Logboek door verwijderd account.