Factuur niet afgeleverd
Soms komt een mail niet aan, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres niet klopt. Biley laat het zien, zodat je het zelf kunt oplossen.
Stap voor stap
Kijk bovenaan het dashboard. Staat daar bijvoorbeeld "2 facturen niet verstuurd of niet afgeleverd"? Kies dan Bekijk deze facturen. Bij Facturen in het menu staat ook een teller.
Je komt in de lijst Facturen met het filter Niet afgeleverd. In de kolom Verstuurd zie je per factuur de datum, met in het rood dat de mail niet is aangekomen. Hetzelfde filter vind je bij Offertes.
Open de factuur en lees onderaan het blok Verstuurd. Daar staat naar welk adres Biley de mail stuurde en wat er gebeurde.
Klopt het e-mailadres niet? Kies E-mailen en pas het adres in het venster aan. Staat er bij de klant nu een ander adres dan op de factuur, dan vraagt Biley of je dat adres wilt gebruiken. Het adres op de factuur zelf blijft zoals het was, want een definitieve factuur verandert niet. Het blok Verstuurd laat beide pogingen zien.
Klopt het adres wel, maar komt de mail steeds niet aan? Neem dan op een andere manier contact op met je klant, bijvoorbeeld door de pdf zelf te sturen. Download de pdf via Meer.
Staat er Niet verstuurd? Dan weigerde de mailprovider de mail toen de factuur definitief werd. Heb je de factuur zelf gestuurd, bijvoorbeeld als pdf vanuit je eigen mailprogramma? Klik op de drie puntjes achter de factuur en kies Zelf verstuurd. In het blok Verstuurd staat dan "Als verzonden gemarkeerd op ...", en de factuur telt niet meer mee in de melding en het filter.
Goed om te weten
- Alleen een mail die echt niet aankomt telt mee: een adres dat niet bestaat of een mailbox die de mail niet kan aannemen, of een klant die de mail als spam meldt. Een tijdelijk probleem telt niet mee. De melding gaat over facturen met de status Verzonden: is de factuur betaald, dan hoef je er niets meer mee.
- Een factuur die je daarna opnieuw hebt gemaild en die wel is aangekomen, staat niet meer in de melding. Dat geldt ook als je Zelf verstuurd kiest.
- Wil je een herinnering maken voor een factuur die nog Niet verstuurd is? Dan waarschuwt Biley eerst: stuur dan eerst de factuur zelf, of kies Zelf verstuurd als je hem al hebt gestuurd.
- Biley bewaart de uitkomst van het versturen 6 maanden. Daarna staat in het blok Verstuurd alleen nog wanneer en waarheen.
- Mail je via je eigen mailbox, dan kan Biley niet zien of de mail is aangekomen. Dan krijg je ook geen melding.