Keuzelink
Met een keuzelink krijgt je klant de offerte als PDF en een persoonlijke link. Op die pagina kiest hij wat hij wil hebben en ziet hij het totaal meteen. Jij bepaalt wat er daarna gebeurt. Dit kan bij een administratie die online staat.
Stap voor stap
Open Instellingen, Offertes. Kies bij Een offerte versturen als voor Keuzelink. Standaard staat hier PDF, zoals altijd.
Kies wat er gebeurt als de klant via de link gekozen heeft. Ik kijk eerst: de keuze staat klaar in de offerte en jij maakt de definitieve offerte. Meteen de definitieve offerte sturen: Biley maakt hem en stuurt hem als PDF. De klant bevestigt meteen: je klant bestelt, en jullie krijgen allebei een orderbevestiging.
Laat je klanten bestellen? Vul dan de link naar je algemene voorwaarden in. Die komt op de klantpagina en in de orderbevestiging. Kies Opslaan.
Maak een offerte, zo nodig met keuzes. Onderaan, bij Versturen, staat wat bij Instellingen staat. Voor deze ene offerte kun je ervan afwijken. Bij een regel kun je Klant kiest aantal aanzetten: een zakelijke klant kiest dan zelf het aantal.
Mail de offerte zoals altijd. Je klant krijgt de mail met de PDF als bijlage en een knop naar zijn persoonlijke pagina.
Je klant kiest op zijn telefoon of computer. Een particulier ziet prijzen incl. btw. Een zakelijke klant (met een KvK- of btw-nummer bij Klanten) ziet prijzen excl. btw, kiest waar dat mag het aantal, en kan een eigen referentie of ordernummer invullen. Daarna kiest hij Keuze doorgeven of Bestelling bevestigen.
Heeft je klant gekozen, dan zie je dat op het dashboard en bovenaan de offerte: wie, wanneer, wat en wat er nu nog moet gebeuren. Bij Ik kijk eerst kies je Definitieve offerte maken; de keuze van je klant staat er al in.
Bestelde je klant? Dan staat de offerte op Geaccepteerd en kreeg je klant de orderbevestiging. Kies Omzetten naar factuur: de bestelde regels en aantallen gaan mee naar een conceptfactuur, en de referentie van je klant komt op de factuur. Het factuurnummer komt als je de factuur definitief maakt of e-mailt.
Goed om te weten
- De keuzelink kan alleen bij een administratie die online staat. Staat je administratie alleen op je pc, dan verstuurt Biley een offerte altijd als PDF.
- De keuze van je klant komt altijd binnen in de online administratie waaruit je de offerte verstuurde. Haal je die administratie later naar je pc, dan blijft de online administratie bestaan en werkt de link nog. Een keuze die daarna binnenkomt, staat alleen online, niet in de kopie op je pc.
- De link werkt tot en met de datum Geldig tot. Daarna ziet je klant dat de offerte verlopen is, met jouw contactgegevens.
- Je klant kan één keer kiezen. Daarna ziet hij via de link alleen nog wat hij doorgaf. Wil hij iets anders, dan regelen jullie dat samen, bijvoorbeeld met een nieuwe offerte.
- Wijzig je de offerte nadat je hem verstuurde, dan vraagt de pagina je klant om opnieuw te laden voordat hij kiest.
- Biley verstuurt alleen vanzelf iets als jij dat bij Instellingen hebt aangezet. De mails gaan zoals je offerte ging: via Biley of via je eigen mailbox, en ze tellen mee voor wat je via Biley mag versturen.
- Bestelt een particulier via de link, dan heeft hij meestal 14 dagen bedenktijd. Biley zet dat op de pagina en in de orderbevestiging. Wat er verder in je voorwaarden moet staan, bepaal je zelf.
- In het logboek staat wie koos of bestelde, en wanneer. Deel de link alleen met je klant: wie hem heeft, kan kiezen.