Praktisch
Een digitaal archief bouwen waarin je iets terugvindt
Consequente namen, gekoppelde bronbestanden en een eenvoudige structuur winnen het van eindeloos veel mappen.
Zoek op herkenbare eigenschappen
Factuurnummer, relatie, datum en documenttype zijn stabieler dan een zelfbedachte mapnaam. Zorg dat die eigenschappen in je administratie beschikbaar zijn en gebruik voor exports een consequent bestandsformaat.
Bewaar het origineel bij de registratie
Koppel een ontvangen PDF of scan aan de bijbehorende inkoopregistratie. Daardoor hoef je bij een controle niet eerst in een downloadmap of oude e-mail te zoeken.
Maak ook het archief herstelbaar
Een goede indeling helpt niet als de enige kopie op een defecte schijf staat. Neem documenten mee in je back-up en test periodiek of zowel de administratie als de bijlagen na herstel openen.
Lees ook
- HandleidingBoekhoudbundelAlles van één kwartaal in één ZIP, en via Biley naar je boekhouder gemaild (Pro en Zakelijk).
- HandleidingBack-upEen kopie van al je gegevens bewaren, op je eigen computer of online, en terugzetten als dat nodig is.
- BlogEen goede back-up bestaat uit meer dan één knopMet drie simpele lagen voorkom je dat een defecte laptop ook het einde van je administratie betekent.
