Terugkerende facturen
Factureer je elke maand of elk kwartaal hetzelfde aan dezelfde klant? Maak er een sjabloon van, dan hoef je de factuur niet elke keer op te bouwen.
Stap voor stap
Open Terugkerend in het menu en kies Nieuw sjabloon.
Geef het sjabloon een naam en kies de klant.
Kies het interval: maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks. Kies ook de datum van de eerstvolgende factuur.
Vul de regels in, net als bij een gewone factuur, en sla het sjabloon op.
Op de geplande datum maakt Biley een conceptfactuur. Je kunt die controleren en versturen. Kun je niet wachten, kies dan Genereer nu.
Wil je weten wanneer er iets uitgaat? Open bij Terugkerend het tabblad Gepland. Daar staat per actief sjabloon de naam, de klant, het interval, de volgende datum en wanneer Biley voor het laatst een factuur maakte, met een link naar die factuur. De lijst staat op volgorde van de volgende datum. Met Alleen actief verberg je sjablonen die uit staan.
Wil je de eerste factuur meteen versturen? Kies Opslaan en nu versturen. Biley maakt nu de factuur van dit sjabloon en opent het e-mailvenster. Pas als jij op Versturen klikt, maakt Biley de factuur definitief, met het volgende nummer, en mailt hem. Daarna gaat Biley verder met het interval.
Goed om te weten
- Op de geplande datum maakt Biley een conceptfactuur zodra je Biley online opent of Biley voor Windows start. Die verstuur je zelf, of je gebruikt Opslaan en nu versturen. Biley werkt dus niet op de achtergrond: staat de datum al voorbij, dan zie je bij Gepland "Staat klaar: Biley maakt de factuur bij het eerstvolgende openen of starten." Eén keer openen of starten maakt hooguit één concept per sjabloon. Loopt een sjabloon meer dan één periode achter, dan volgen de andere concepten bij de volgende keren.
- Welke facturen uit een sjabloon komen, zie je bij Facturen: kies het filter Uit sjabloon. Op het tabblad Gepland kom je er met één klik. Verwijder je een sjabloon, dan blijven de facturen die ervan gemaakt zijn gewoon bestaan.
- Alleen opslaan maakt zelf nog geen factuur en verstuurt niets. Op de geplande datum maakt Biley een concept; dat verstuur je zelf.
- Opslaan en nu versturen kan als de datum van de volgende factuur vandaag of eerder is en het sjabloon actief is. Staat de datum in de toekomst, dan zegt Biley dat en gebeurt er niets. Zet de datum op vandaag, of wacht tot Biley de factuur op de ingestelde datum aanmaakt.
- De klant heeft een e-mailadres nodig. Ontbreekt het, dan maakt Biley de factuur wel en vraagt je daarna het adres in te vullen. Lukt het versturen niet, bijvoorbeeld zonder internet of zonder beschikbare mails, dan staat de factuur bij Facturen en kun je haar daar later versturen. Was ze al definitief gemaakt, dan heeft ze haar nummer al en mail je haar opnieuw met E-mailen. Er wordt nooit twee keer dezelfde factuur gemaakt of gemaild.
- Het resultaat van het gewone schema is altijd een concept, nog zonder nummer. Er wordt dus niets verstuurd zonder dat jij het controleert, en een concept dat je niet nodig hebt gooi je weg zonder gat in je nummering.
- Een sjabloon heeft een status Actief. Stopt de afspraak met je klant, dan zet je hem uit.