Overstappen: administratie online zetten
Staat een administratie alleen op je pc en wil je haar online hebben, of andersom? Dat kan in Biley voor Windows. Je kiest zelf wat er gebeurt en Biley laat eerst zien wat er gaat gebeuren.
Zo werkt het
Online zetten: kies bij een administratie die alleen op deze pc staat Online zetten. Biley controleert eerst of alles klopt, kopieert dan alles naar je Biley-account (klanten, producten, facturen met hun PDF, offertes, inkoop, uren en het logo) en controleert daarna of alles klopt. De stappen zie je in beeld, zoals Gegevens klaarmaken en Naar Biley online sturen. De kopie op je pc blijft staan, om te bekijken.
Tijdens het online zetten kun je niet in de administratie werken: ze is dan alleen te bekijken. Valt de verbinding weg of stopt het halverwege, dan kies je Verder met online zetten om het af te maken, of Annuleren om gewoon weer op je pc te werken.
Ik werk verder online: staat dezelfde administratie al online, dan kies je Ik werk verder online. Er wordt niets verstuurd en online verandert niets. De kopie op je pc krijgt de status Alleen om te bekijken (staat nu online): die kun je daarna op de pc niet meer wijzigen. Je werkt verder in de online administratie.
Toch online zetten: heeft de pc meer of iets nieuwers dan de online administratie, dan waarschuwt Biley in het rood dat je dat bij verder online werken niet meer kunt wijzigen. Kies dan liever Toch online zetten. Je krijgt dan een extra online administratie. Staat online al een administratie met dezelfde naam, dan krijgt de nieuwe erachter (van deze pc). Kon Biley niet vergelijken wat er op de pc staat, dan staat er ook een waarschuwing en is Toch online zetten de voorzichtige keuze.
Naar deze pc halen: wil je een online administratie ook op je pc hebben, kies dan Naar deze pc halen. Dit maakt een kopie als nieuwe administratie op je pc, met alle PDF’s en het logo. Facturen krijgen daarna op beide plekken los van elkaar nummers.
Kopie weer bewerkbaar maken: staat de online versie niet meer in je account, of wil je toch weer op de pc werken, dan kies je Kopie weer bewerkbaar maken. Je hebt dan weer twee losse versies, met losse nummers. Wat je sindsdien online deed, staat niet in de kopie op je pc.
Nummers gelijkzetten: bij Kopie weer bewerkbaar maken kun je kiezen voor Zet het volgende nummer op deze pc gelijk aan online. Dat doet Biley alleen als de nummerreeks op beide plekken gelijk is en het volgende nummer online hoger staat. Zo krijg je geen dubbele factuurnummers.
Verwijderen van deze pc: kies Verwijderen van deze pc om de kopie op je pc op te ruimen. Je typt de naam van de administratie om te bevestigen. Biley maakt eerst automatisch een veiligheidsback-up. Alleen de kopie op de pc gaat weg; online blijft alles staan. Biley waarschuwt als dit je enige kopie kan zijn, of als op de pc meer staat dan online.
Administraties vergelijken: staan dezelfde administraties op twee plekken, dan helpt het hulpvenster Administraties vergelijken. Je vindt het onder Administraties, met de knop Administraties vergelijken. Links zie je wat op de pc staat, rechts wat online staat. Biley voegt nooit iets samen en doet niets zonder jouw keuze.
Werk je tegelijk in de browser en op de pc? Staat een document ergens anders ook open, dan zie je Staat ook open, met wie het document ook open heeft. Heeft iemand het intussen gewijzigd, dan zie je Dit is gewijzigd, met door wie en hoe laat. Je kiest dan Nieuwe versie laden (wat je zelf aanpaste en nog niet had opgeslagen, verdwijnt van je scherm), Mijn versie als kopie bewaren (die bewaart Biley als nieuw concept; het origineel blijft zoals het is) of Annuleren.
Heb je geen verbinding, dan staat er: Je bent offline. Wijzigen kan weer als je verbinding hebt. Haperde de verbinding net tijdens het opslaan, dan meldt Biley: Het is niet zeker of opslaan gelukt is. Controleer het dan even. Biley maakt niets dubbel aan.
Goed om te weten
- Een kopie loopt los van het origineel. Werk daarna op één plek door, zodat je geen dubbele factuurnummers krijgt.
- Alleen de eigenaar van het Biley-account kan een administratie online zetten en een online administratie naar de pc halen.
- In een online administratie wijzigt alleen de eigenaar de Bedrijfsgegevens, de Nummering, de lay-out en de Back-up, en alleen de eigenaar koppelt de Inbox. De Inbox koppel je in de browser. Een lid kan die onderdelen alleen bekijken.
- Zonder verbinding is een online administratie alleen te bekijken. Wijzigen kan zodra je weer internet hebt.
- Online administraties tellen mee voor je abonnement: 1 met Gratis en Pro, tot 25 met Zakelijk. Op je pc maak je zoveel administraties als je wilt.