Inbox
De Inbox haalt de mail op van een mailbox die jij koppelt. Je mailbox koppelen en berichten lezen is gratis. PDF-bijlagen zet je door als inkoopfactuur met Pro en Zakelijk.
Stap voor stap
Open Inbox in het menu onder Post. Is er nog geen mailbox gekoppeld, dan zie je Nog geen mailbox gekoppeld: Koppel eerst je mailbox bij Instellingen → E-mail. Met de knop Naar Instellingen → E-mail ga je er meteen heen. Ook als het ophalen mislukt, staat die knop er.
Kies bij Instellingen het tabblad E-mail. Online kies je je mailprovider: Gmail (app-wachtwoord), one.com, Yahoo Mail of Andere provider. Vul je e-mailadres en wachtwoord in. Gebruik een app-wachtwoord van je mailprovider: bij Gmail en Yahoo werkt je gewone wachtwoord hier niet. Op Biley voor Windows kies je Server zoeken: Biley vult dan de inkomende server in voor een bekende provider. Op Biley voor Windows wordt je wachtwoord versleuteld opgeslagen en werkt het alleen op deze computer.
Bij Andere provider neem je de gegevens voor inkomende mail (IMAP) over van je mailprovider, bijvoorbeeld imap.voorbeeld.nl. SSL/TLS gebruikt meestal poort 993; STARTTLS meestal 143.
Kies Opslaan. Online test Biley meteen de verbinding en meldt: Opgeslagen. De verbinding werkt. Of: Opgeslagen, maar de verbinding werkt nog niet, met de reden erbij. Op Biley voor Windows kies je daarna Test ontvangen.
Ga terug naar de Inbox. Biley haalt je laatste 30 berichten op. Vet betekent: nog ongelezen in je mailprogramma. Biley markeert niets als gelezen. Met Alleen met PDF zie je alleen berichten met een PDF-bijlage. Staat er Verwerkt bij een bericht, dan is een bijlage al als inkoopfactuur opgeslagen.
Open een bericht met een PDF-bijlage van een leverancier. Met Open PDF bekijk je hem, met Verwerk als inkoop zet je hem door naar Inkoopfacturen op Te controleren. Biley noemt daarna het bestand dat je verwerkte en zegt het als er niets uit de PDF te lezen was of de factuur er al lijkt te staan. Heeft een bericht meer dan één PDF, dan verwerk je alleen de factuur. Staat er Verwerkt bij, dan maakt opnieuw verwerken geen tweede factuur.
Goed om te weten
- Outlook, Hotmail, Live en Microsoft 365 kunnen nog niet aan de Inbox gekoppeld worden. Gebruik een andere mailbox, bijvoorbeeld een eigen domein, Gmail met app-wachtwoord of one.com.
- Lezen is gratis. Een bijlage doorzetten als inkoopfactuur hoort bij Pro en Zakelijk. Heb je Gratis, dan staat de knop Verwerk als inkoop uit, met de uitleg eronder.
- In Biley online is de Inbox alleen voor de eigenaar van de administratie. Een lid dat is uitgenodigd, ziet de Inbox niet in het menu en kan er niets uit verwerken. Komt een lid er toch, dan staat er: Alleen de eigenaar van deze administratie ziet de Inbox. Vraag de eigenaar om de mailbox te koppelen.
- Een PDF groter dan 10 MB kun je niet verwerken, online en op Biley voor Windows. Biley zegt dat bij de bijlage: Te groot om te verwerken (max. 10 MB). Open PDF werkt wel tot 25 MB.
- Je kunt de mailbox altijd weer loskoppelen, met Loskoppelen bij Instellingen en E-mail. Versturen via Biley blijft dan werken.
- Biley leest alleen mee en verstuurt niets vanaf dit adres. Berichten negeren of verwijderen kan in Biley nog niet: dat doe je in je mailprogramma.
- Wat je in de Inbox doorzet, verschijnt in Inkoopfacturen, waar je de gegevens controleert.