Factuur maken als coach
Een coach verkoopt tijd en begeleiding. Op de factuur moet duidelijk staan wat de klant heeft gekregen. De grote vraag is vaak de btw. Hier lees je wat wij daarover wel en niet kunnen zeggen, en hoe je het in Biley doet.
Bronnen gecontroleerd op 21 oktober 2026.
Wat zet je op de factuur?
Voor een dienst vraagt de Belastingdienst (Factuureisen) onder meer wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan, de datum van levering, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Voor een coach is dat bijvoorbeeld:
- het soort traject, zoals loopbaancoaching of teamcoaching;
- het aantal sessies en hun duur, of het aantal uren;
- de periode of de datum waarop je het hebt geleverd.
Btw of vrijstelling?
Dit is voor coaches de lastigste vraag, en we willen je geen verkeerd antwoord geven. Dit weten we uit de bronnen:
- Volgens de Belastingdienst ben je "in een aantal branches en voor een aantal activiteiten" vrijgesteld van btw (Vrijstellingen van btw).
- Onderwijs is vrijgesteld, ook als een zelfstandige het geeft. Coaching wordt op de pagina over onderwijs niet genoemd. Of jouw coaching eronder valt, kunnen we daardoor niet bevestigen.
- Valt je werk niet onder een vrijstelling, 9% of 0%, dan geldt het algemene tarief van 21% (Tarieven en vrijstellingen).
Twijfel je? Vraag het de Belastingdienst of je boekhouder voordat je je eerste factuur stuurt. Is je werk vrijgesteld, dan geldt volgens de Belastingdienst op de pagina over vrijgestelde goederen of diensten: je bent niet verplicht een factuur uit te reiken. Doe je dat toch, dan vermeld je dat een vrijstelling geldt. Dat hoeft niet als de omschrijving al duidelijk maakt dat de vrijstelling geldt.
Een andere reden om geen btw te rekenen is de kleineondernemersregeling.
Voorbeeldregels voor een coachfactuur
Een voorbeeld met verzonnen bedragen en 21% btw. Gebruik het tarief dat bij jouw situatie past.
| Omschrijving | Btw | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|
| Loopbaancoaching, traject van 6 sessies van 60 minuten (januari t/m maart 2027) | 21% | € 900,00 |
| Extra sessie, 60 minuten, 24 maart 2027 | 21% | € 150,00 |
Zo doe je het in Biley
- Zet je vaste traject of sessie als product in je catalogus, met prijs en btw-percentage.
- Werk je met uren? Registreer ze en zet ze met één klik op een factuur. Biley vult je uurtarief zelf in.
- Kies per regel het btw-percentage. Voor een vrijgestelde dienst kies je 0%. Biley heeft geen aparte vrijstellingsinstelling: de pdf toont bij de regel 0% en onderaan BTW (0%) van € 0,00. Wat het verschil maakt, is de zin die je zelf in de opmerking onder de factuur zet, bijvoorbeeld dat een vrijstelling geldt.
Zie Uren factureren, Producten en diensten en Terugkerende facturen.
Veelgestelde vragen
Is coaching vrijgesteld van btw?
Dat hangt af van wat je precies doet, en dat kunnen wij niet voor je beoordelen. De Belastingdienst noemt onderwijs en gezondheidszorg als vrijgestelde activiteiten. Op de pagina over onderwijs staat coaching niet genoemd. Vraag het de Belastingdienst of je boekhouder.
Welk tarief geldt als mijn coaching niet is vrijgesteld?
Dan is het algemene tarief van 21% van toepassing, tenzij je dienst onder 9%, 0% of een andere regeling valt. Zie de pagina Tarieven en vrijstellingen van de Belastingdienst.
Moet ik een factuur maken als mijn werk is vrijgesteld?
Volgens de Belastingdienst ben je dan niet verplicht een factuur uit te reiken. Doe je het toch, dan vermeld je dat een vrijstelling geldt, tenzij de omschrijving al duidelijk maakt dat de vrijstelling geldt.
Wat zet ik op de factuur voor een traject met meerdere sessies?
Noem het soort traject, het aantal sessies en de periode. De Belastingdienst vraagt bij diensten wat je hebt geleverd, de omvang ervan en de datum van levering.
Kan ik als coach de kleineondernemersregeling gebruiken?
Misschien, als je omzet maximaal € 20.000 per kalenderjaar is en aan de andere voorwaarden voldoet. Lees de pagina over de KOR en kijk of het bij jou past.
Bronnen
Dit is algemene uitleg en geen belastingadvies. Twijfel je? Vraag het de Belastingdienst of je boekhouder.